Wie läuft eine Due Diligence eigentlich ab?

Bei einem Unternehmensverkauf ist die Durchführung einer sorgfältigen Unternehmensprüfung durch den Käufer, auch Due Diligence genannt, ein zentraler Bestandteil, um potenzielle Risiken und Chancen des zu verkaufenden Betriebs zu identifizieren. Typischerweise startet die Due Diligence, wenn sich Käufer und Verkäufer auf die wesentlichen Rahmenbedingungen der Transaktion geeinigt haben.

Bevor eine Due Diligence durchgeführt werden kann, müssen der Käufer und der Verkäufer eine Vereinbarung über den Umfang und die Rahmenbedingungen der Due Diligence treffen. In dieser Vorbereitungsphase werden die Ziele der Due Diligence festgelegt, die Rollen der beteiligten Parteien definiert und ein Zeitplan für die Durchführung erstellt.

Bei größeren Unternehmensverkäufen ist die Due Diligence meist in zwei Phasen aufgeteilt: zunächst wird eine vorläufige Due Diligence (auch Red Flag Due Diligence genannt) durchgeführt, um wesentliche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Ergeben sich daraus keine kritischen Erkenntnisse die unmittelbar zum Abbruch der Gespräche führen, folgt die eigentliche Due Diligence mit Prüfung aller relevanten Details. Spätestens hier wird der Käufer üblicherweise erfahrene Berater hinzuziehen. In der Regel dauert eine Due Diligence zwischen 4-8 Wochen, der genaue Zeitraum ist aber von vielen Faktoren abhängig. Dazu zählen die Qualität der bereits vorliegenden Dokumente und Informationen, der Umfang an Unterstützung durch professionelle Berater sowie die Branchenerfahrung und allgemeine Risikoeinschätzung des potenziellen Käufers. Die Due Diligence teilt sich in verschiedene Fachbereiche auf, die abhängig von der Branche und Größe des zu prüfenden Unternehmens unterschiedlich stark gewichtet werden. Normalerweise erfolgt eine Prüfung der Bereiche Finanzen, Steuern, Recht, Personal und IT. Bei Unternehmen mit umfangreicher Produktion oder einem größeren Immobilienbestand wird vielfach auch eine Umweltprüfung durchgeführt. Und Finanzinvestoren sowie Family Offices, die mit der Branche und dem Marktumfeld nur bedingt vertraut sind, werden auch eine Commercial Due Diligence in Auftrag geben.

Vor dem Start der Due Diligence müssen zunächst alle notwendigen Informationen zusammengestellt werden. Hierfür wird ein elektronischer Datenraum angelegt, dessen Struktur sich meist an den Informationsanforderungen des Käufers orientiert und zu dem nur autorisierte Vertreter des Kaufinteressenten Zugang haben. Der Verkäufer muss hierfür eine Vielzahl von Unterlagen bereitstellen, damit der Käufer eine gründliche Prüfung durchführen kann. Hierzu gehören beispielsweise Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Verträge mit Kunden und Lieferanten, Informationen zu Patenten und Marken, Eigentumsurkunden und betriebliche Genehmigungen. Der Verkäufer muss sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und aktuell sind. Hierbei spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle, so müssen z.B. die Namen der Mitarbeiter in Personallisten geschwärzt werden. Bei besonders sensiblen Informationen wie z.B. Ein- und Verkaufspreisen oder der F&E Pipeline empfiehlt es sich, ausgewählte Daten zunächst zurückzuhalten und erst unmittelbar vor Unterschrift des Kaufvertrags bereitzustellen. Das gilt besonders dann, wenn der potenzielle Käufer einen strategischen Hintergrund hat und durch die Einsicht in vertrauliche Informationen einen direkten Wettbewerbsvorteil erhalten könnte.
In der Praxis ist es üblich, dass parallel zu der Analyse der Datenraumdokumente auch Gespräche zwischen Käufer- und Verkäuferseite zu ausgewählten fachlichen Themen stattfinden, um offene Fragen zu klären die durch die Informationen im Datenraum nicht adressiert werden. Das gilt insbesondere für qualitative Fragestellungen beispielsweise zur Strategie des Unternehmens oder den Stärken und Schwächen der Belegschaft. Diese Gesprächsergebnisse, sowie konkrete Rückfragen zu einzelnen Datenraumdokumenten werden über einen Q&A Prozess adressiert und dokumentiert.

Die Ergebnisse aus der Durchsicht des Datenraums und des Q&A Prozesses werden vom Käufer häufig im Rahmen eines Due Diligence Berichts zusammengefasst. Soweit wesentliche Risiken gefunden wurden, wird der Käufer möglicherweise eine Reduzierung des Kaufpreises fordern und auf eine Berücksichtigung der Risiken im Kaufvertrag bestehen. Gibt es im Unternehmen beispielsweise größere Rechtsstreitigkeiten mit Kunden oder Mitarbeitern, ist es üblich, dass der Verkäufer den Käufer hinsichtlich dieser konkret bekannten Risiken freistellt. Gleiches gilt zum Beispiel auch für offene Steuernachzahlungen oder bekannte Umweltrisiken. Da diese unter der Ägide des bisherigen Firmeninhabers entstanden sind, werden Käufer nicht bereit sein, daraus resultierende Risiken zu übernehmen. Zudem werden Käufer anhand der Ergebnisse der Due Diligence sowie verbliebener offener Fragen entsprechende Garantien vom Verkäufer fordern. Darunter fallen z.B. Garantien dass die Verkäufer tatsächlich im Besitz der Firmenanteile sind, die Jahresabschlüsse sorgfältig und richtig erstellt wurden, und tatsächlich alle wichtigen Informationen im Rahmen des Verkaufsprozesses offengelegt wurden.

Aus diesem Grund ist es für den Verkäufer umso wichtiger, die Due Diligence Phase sorgfältig vorzubereiten und alle relevanten Informationen durch aktuelle Dokumente offenzulegen. Bestehen im Unternehmen offensichtliche Risiken, sollten diese vom Verkäufer aktiv kommuniziert werden, um frühzeitig Vertrauen im Due Diligence Prozess aufzubauen.